Politique de confidentialité.

01En bref

02Qui est responsable

Ctrl-Data, SASU au capital de 1 000 €, RCS Bordeaux 130 567 589, représentée par son président Maxime Iviglia (coordonnées complètes dans les mentions légales). Pour toute question sur vos données : contact@ctrl-data.fr.

Ctrl-Data est responsable du traitement pour les comptes, l'abonnement, le contact, le site et la prospection.

Pour le contenu des documents que votre entreprise traite avec le logiciel (plans, devis, dossiers de marchés, photos…), votre entreprise reste responsable du traitement : Ctrl-Data agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et n'utilise ces documents que pour vous rendre le service.

03Ce que deviennent vos documents

Sur votre poste

Vos fichiers restent là où vous les rangez. Le logiciel les lit et en extrait le texte sur votre ordinateur, y compris la reconnaissance de texte des documents scannés.

Sur nos serveurs

• Le texte extrait des documents indexés, page par page, avec le nom et l'emplacement du fichier. Il sert à la recherche et au chat IA, depuis tous les postes de votre entreprise.
• Les fichiers que vous déposez vous-même dans certains modules (analyse d'appels d'offres, mémoire technique, DOE, documents partagés). Ils sont stockés chez OVH, en France.
• Vos réglages et le contenu que vous créez dans le logiciel : profil d'entreprise, projets, mémoires, historique de certains échanges avec l'IA.

Drives et outils connectés

Si vous connectez OneDrive, Google Drive ou Dropbox, notre serveur lit les fichiers de ces espaces, avec votre autorisation, pour les indexer. Les autorisations d'accès sont stockées chiffrées. Vous pouvez déconnecter un drive à tout moment depuis le logiciel.

Photos

Pour la recherche d'images, une vignette réduite de chaque photo est analysée sur notre serveur puis n'est pas conservée : seule son empreinte numérique est gardée, sur votre poste. Les mots-clés de cette recherche sont traduits en anglais par Google Traduction.

Intelligence artificielle

• Quand vous posez une question ou lancez une analyse, votre demande et les passages nécessaires de vos documents sont envoyés à Anthropic (Claude).
• Le texte indexé est transformé en vecteurs de recherche par Voyage AI.
• La dictée vocale passe par OpenAI.

04Données, finalités, durées

Les sauvegardes techniques peuvent contenir ces données quelque temps après leur suppression ; elles servent uniquement à restaurer le service après un incident.

05Prestataires

Ces prestataires traitent des données pour notre compte, uniquement pour faire fonctionner le service. Vos données ne sont ni vendues ni louées.

Les services que vous connectez vous-même (OneDrive, Google Drive, Dropbox, Asana) restent régis par vos propres contrats avec ces éditeurs.

06IA et entraînement des modèles

• Ctrl-Data n'entraîne aucun modèle d'IA avec vos documents.
• Anthropic : d'après ses conditions commerciales, les données reçues par son API ne servent pas à entraîner ses modèles.
• OpenAI : d'après ses conditions, les données reçues par son API ne servent pas à entraîner ses modèles ; elles peuvent être conservées jusqu'à 30 jours pour la détection d'abus.
• Voyage AI : nous avons désactivé l'utilisation de nos données pour l'entraînement (option « opt-out », le 1^er octobre 2026) : d'après ses conditions, les textes reçus depuis cette date sont supprimés après traitement et ne servent pas à entraîner ses modèles.

Dans certains modules, l'IA peut consulter le web pour vérifier une règle à jour (seuils des marchés publics, conditions RGE…). Elle répond d'abord à partir de vos documents.

07Transferts hors de l'Union européenne

Certains prestataires sont situés aux États-Unis (IA, paiement, diagnostic). Ces transferts s'appuient sur les garanties prévues par le RGPD que proposent ces prestataires : clauses contractuelles types de la Commission européenne ou certification au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework). Le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne.

08Sécurité

• Toutes les connexions entre le logiciel, le site et nos serveurs sont chiffrées (HTTPS).
• Les autorisations d'accès à vos drives et les clés d'API sont stockées chiffrées.
• Chaque compte n'accède qu'aux données de son espace, après connexion.

09Le site ctrl-data.fr

Le site ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience. Les polices de caractères sont chargées depuis Google Fonts : votre navigateur transmet votre adresse IP à Google au moment de l'affichage. Le serveur conserve des journaux techniques (adresse IP, page demandée) pour sa sécurité.

Le formulaire de contact enregistre votre nom, votre email, votre message et l'adresse IP de l'envoi, puis nous les transmet par email. Le questionnaire de découverte enregistre vos coordonnées et vos réponses, qui sont traitées par l'IA d'Anthropic pour rédiger votre cahier des charges ; la dictée vocale est transcrite par OpenAI.

10Prospection commerciale

Ctrl-Data peut écrire à des entreprises pour leur présenter le logiciel. Si vous avez reçu un tel message, voici d'où viennent vos coordonnées et comment ne plus rien recevoir.

Finalité

Faire connaître Ctrl-Data à des entreprises dont l'activité est liée à nos services : bâtiment, travaux publics, bureaux d'études, entreprises qui répondent aux marchés publics.

Base légale

L'intérêt légitime de Ctrl-Data (article 6.1.f du RGPD). Entre professionnels, un email de prospection peut être envoyé sans accord préalable lorsqu'il concerne l'activité professionnelle du destinataire, à condition qu'il puisse s'y opposer simplement et gratuitement (article L.34-5 du Code des postes et des communications électroniques).

Sources

• Les données publiques des marchés publics : data.gouv.fr et le BOAMP (y compris une adresse email publiée dans un avis de marché).
• L'annuaire public des entreprises de l'État (API Recherche d'entreprises) : activité, effectif, adresse du siège, dirigeants.
• Le site internet de l'entreprise : adresse email et téléphone qui y sont publiés. Pour retrouver l'adresse de ce site, nous pouvons consulter l'annuaire public des adhérents du Groupement des entreprises de restauration de monuments historiques (GMH) et le registre des noms de domaine en .fr (Afnic) ; nous n'en gardons que l'adresse du site.
• La liste publique des entreprises RGE (reconnues garantes de l'environnement) de l'ADEME, publiée sous Licence Ouverte sur data.ademe.fr : site internet, adresse email et téléphone que l'entreprise y a déclarés pour une qualification en cours, consultés à partir de son numéro SIREN. Dans ce cas, notre message le dit.
• Une personne de votre entreprise qui nous a communiqué votre adresse en répondant à l'un de nos messages. Dans ce cas, notre message le dit.

Données utilisées

• L'entreprise : nom, numéro SIREN, activité, tranche d'effectif, adresse du siège, département, site internet et téléphone publiés.
• Ses marchés publics remportés : intitulé, acheteur, date et montant, tels que publiés.
• Ses dirigeants, tels que publiés dans l'annuaire des entreprises : nom, prénoms et qualité. Jamais de date de naissance.
• Le contact : une adresse email professionnelle, générique (contact@…) ou nominative, la fonction de l'interlocuteur si elle est connue et, le cas échéant, le nom de la personne qui nous a indiqué l'adresse. Jamais d'adresse personnelle (Gmail, Orange, Free…).
• Nos échanges : les messages envoyés et reçus (date, objet, contenu de votre réponse) et le résumé qu'en fait l'IA pour les trier.

Comment les messages sont préparés et envoyés

Les messages sont rédigés avec l'aide de l'IA Claude d'Anthropic. Pour rédiger, l'IA reçoit le nom de l'entreprise, les marchés publics qu'elle a remportés et, le cas échéant, le nom de la personne qui nous a indiqué l'adresse ; elle ne reçoit ni les dirigeants, ni le téléphone, ni l'adresse du siège. Un contrôle automatique, sans IA, vérifie chaque message avant l'envoi. Les réponses reçues sont transmises à Anthropic pour être triées (demande d'arrêt, intérêt, absence, question…) : l'IA reçoit le message, avec le nom et l'adresse de son expéditeur. Les demandes d'arrêt explicites (STOP, « ne m'écrivez plus »…) sont reconnues sans IA.

Les messages sont envoyés et reçus par notre messagerie professionnelle, hébergée en France par OVH, depuis une adresse @ctrl-data.fr à laquelle vous pouvez répondre directement. Seul Ctrl-Data a accès à ces données ; nos prestataires (OVH, Anthropic : voir la section Prestataires) les traitent uniquement pour notre compte.

Durée de conservation

• Fiche de l'entreprise et journal des messages envoyés et reçus : 3 ans à compter du dernier contact, puis suppression automatique.
• Liste d'opposition : tant que nous faisons de la prospection, et au moins 3 ans à compter de votre demande, durée recommandée par la CNIL pour pouvoir la respecter.

Droit d'opposition

Répondez simplement STOP à n'importe lequel de nos messages, ou écrivez à contact@ctrl-data.fr. Nous arrêtons tout envoi le jour même et nous effaçons la fiche de votre entreprise. Nous gardons seulement, dans une liste d'opposition, votre adresse email, le nom de domaine et le numéro SIREN de votre entreprise, avec la date et la raison de la demande, pour ne plus jamais vous écrire, ainsi que l'historique technique des messages déjà échangés, effacé 3 ans après le dernier.

Pas de pistage

Nos messages ne contiennent aucun pixel de suivi : nous ne savons pas si vous les ouvrez.

11Vos droits

Vous pouvez demander à accéder à vos données, les corriger, les effacer, en limiter l'usage, les récupérer dans un format lisible (portabilité) ou vous opposer à leur traitement. Vous pouvez aussi définir des directives sur leur sort après votre décès.

• Supprimer votre compte : depuis la page Compte du logiciel, ou en nous écrivant.
• Exercer un droit : écrivez à contact@ctrl-data.fr. Nous répondons sous un mois au plus.
• Réclamation : vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr.

12Modifications

Cette politique suit l'évolution du logiciel et de ses prestataires. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les clients sont prévenus par email ou dans le logiciel.